Gérer son entreprise sans y passer ses soirées

Ces conseils sont généraux. Pour la fiscalité et le droit, votre comptable reste la référence.

1. Facturez le jour même

Chaque jour entre la fin d'un travail et l'envoi de la facture est un jour de trésorerie perdu. La règle la plus rentable d'une petite entreprise tient en une phrase : le travail est fini, la facture part.

• Préparez la facture sur place, depuis le devis accepté.
• Indiquez une échéance claire et la communication de paiement.
• Pour un gros chantier, facturez par étapes plutôt qu'à la fin.

Dans le logiciel : un devis accepté devient une facture en un clic, avec l'échéance et la communication structurée.

2. Demandez un acompte

L'acompte finance vos achats de matériaux et confirme l'engagement du client. Il se demande à la signature du devis, pas quand les fournitures sont déjà payées de votre poche.

• Annoncez l'acompte dans le devis, avec son pourcentage.
• Ne commandez les matériaux sur mesure qu'une fois l'acompte reçu.

Dans le logiciel : la facture d'acompte se crée depuis le devis, et elle est déduite automatiquement de la facture finale.

3. Répondez vite aux demandes de devis

Le premier devis reçu est souvent le devis signé. Un devis clair, envoyé dans les deux jours, vaut mieux qu'un devis parfait envoyé dans deux semaines.

• Partez d'un modèle pour vos travaux courants et ajustez les quantités.
• Séparez les fournitures et la main-d'œuvre : le client comprend ce qu'il paie.
• Donnez une durée de validité, et faites signer le devis avant de commencer.
• Relancez une fois, après une semaine sans réponse.

Dans le logiciel : modèles de devis par métier, signature du client sur son téléphone, liste des devis sans réponse.

4. Connaissez votre prix de revient

Un tarif horaire se calcule, il ne se copie pas sur le voisin. La méthode est simple : additionnez ce que l'entreprise doit couvrir sur une année, puis divisez par les heures que vous facturez réellement.

• Appliquez une marge sur les fournitures : vous les avancez, les transportez et les garantissez.
• Revoyez vos prix une fois par an, quand vos coûts changent.

5. Suivez les impayés chaque semaine

Une facture en retard se récupère d'autant mieux qu'on s'en occupe tôt. Un rappel poli, quelques jours après l'échéance, suffit dans la plupart des cas.

• Choisissez un moment fixe dans la semaine pour regarder les factures échues.
• Premier rappel par message, deuxième par téléphone, troisième par écrit.
• Notez chaque rappel : en cas de litige, l'historique compte.

Dans le logiciel : le portefeuille client liste les clients à relancer, et le rappel de paiement est prêt à partir par WhatsApp, SMS ou e-mail.

6. Gardez un œil sur quatre chiffres

Pas besoin de tableau compliqué. Quatre chiffres, regardés une fois par mois, disent l'essentiel.

• Le chiffre d'affaires du mois, comparé au même mois de l'an dernier.
• Le montant à encaisser : ce que vos clients vous doivent.
• Les devis en attente : votre travail des semaines à venir.
• La part de vos meilleurs clients : si trois clients font la moitié du chiffre, cherchez-en d'autres.

7. Ne laissez pas dormir le stock ni les échéances

Une pièce manquante fait perdre un déplacement. Un contrôle technique oublié immobilise une camionnette. Ces deux pertes s'évitent avec un seuil et une date.

• Fixez un seuil d'alerte pour les articles que vous utilisez chaque semaine.
• Notez les échéances de chaque véhicule : contrôle technique, assurance, entretien.
• Faites un inventaire rapide deux fois par an.

8. Préparez le travail de votre comptable

Un comptable qui reçoit des documents rangés travaille plus vite et vous conseille mieux. Depuis 2026, les factures entre entreprises belges assujetties à la TVA doivent être des factures électroniques structurées, transmises par le réseau Peppol : autant que tout soit en ordre dès l'émission.

• Rangez vos factures d'achat au fur et à mesure, pas la veille de la déclaration.
• Vérifiez le numéro de TVA de vos clients professionnels avant de facturer.
• Conservez vos factures et vos pièces pendant le délai légal : demandez-le à votre comptable.

Dans le logiciel : votre comptable a son propre accès, gratuit et en lecture seule, avec le journal des ventes et les factures au format Peppol.