Uw bedrijf beheren zonder er uw avonden aan op te offeren

Deze tips zijn algemeen. Voor fiscale en juridische vragen blijft uw boekhouder de aangewezen persoon.

1. Factureer nog dezelfde dag

Elke dag tussen het einde van een werk en het versturen van de factuur is een verloren dag voor uw cashflow. De meest rendabele regel voor een klein bedrijf past in één zin: het werk is klaar, de factuur vertrekt.

• Maak de factuur ter plaatse op, vanuit de aanvaarde offerte.
• Vermeld een duidelijke vervaldatum en de betalingsmededeling.
• Factureer bij een grote werf in fasen in plaats van op het einde.

In de software: een aanvaarde offerte wordt met één klik een factuur, met de vervaldatum en de gestructureerde mededeling.

2. Vraag een voorschot

Het voorschot financiert uw materiaalaankopen en bevestigt het engagement van de klant. U vraagt het bij de ondertekening van de offerte, niet wanneer u het materiaal al uit eigen zak hebt betaald.

• Vermeld het voorschot in de offerte, met het percentage.
• Bestel materialen op maat pas wanneer het voorschot ontvangen is.

In de software: de voorschotfactuur maakt u aan vanuit de offerte, en ze wordt automatisch afgetrokken van de eindfactuur.

3. Reageer snel op offerteaanvragen

De eerste offerte die de klant ontvangt, is vaak de offerte die getekend wordt. Een duidelijke offerte die binnen twee dagen vertrekt, is beter dan een perfecte offerte die pas na twee weken vertrekt.

• Vertrek vanuit een sjabloon voor uw courante werken en pas de hoeveelheden aan.
• Vermeld materiaal en werkuren apart: zo begrijpt de klant waarvoor hij betaalt.
• Vermeld een geldigheidsduur en laat de offerte ondertekenen voor u begint.
• Stuur één herinnering, na een week zonder antwoord.

In de software: offertesjablonen per beroep, handtekening van de klant op zijn telefoon, lijst van de offertes zonder antwoord.

4. Ken uw kostprijs

Een uurtarief berekent u, u neemt het niet over van de buur. De methode is eenvoudig: tel op wat het bedrijf op jaarbasis moet dekken en deel dat door de uren die u werkelijk factureert.

• Reken een marge op de materialen: u schiet ze voor, vervoert ze en staat er garant voor.
• Herbekijk uw prijzen één keer per jaar, wanneer uw kosten veranderen.

5. Volg onbetaalde facturen elke week op

Hoe vroeger u een achterstallige factuur opvolgt, hoe vlotter ze betaald wordt. Een beleefde herinnering, enkele dagen na de vervaldatum, volstaat in de meeste gevallen.

• Kies een vast moment in de week om de vervallen facturen te bekijken.
• Eerste herinnering via een bericht, tweede telefonisch, derde schriftelijk.
• Noteer elke herinnering: bij een geschil telt de historiek.

In de software: de klantenportefeuille toont de klanten die een herinnering nodig hebben, en de betalingsherinnering staat klaar om te vertrekken via WhatsApp, sms of e-mail.

6. Houd vier cijfers in het oog

U hebt geen ingewikkelde tabel nodig. Vier cijfers, één keer per maand bekeken, vertellen u het belangrijkste.

• De omzet van de maand, vergeleken met dezelfde maand van vorig jaar.
• Het te innen bedrag: wat uw klanten u verschuldigd zijn.
• De openstaande offertes: uw werk voor de komende weken.
• Het aandeel van uw beste klanten: als drie klanten goed zijn voor de helft van de omzet, zoek er dan andere bij.

7. Verlies voorraad en vervaldata niet uit het oog

Een ontbrekend onderdeel kost u een verplaatsing. Een vergeten autokeuring zet een bestelwagen aan de kant. Die twee verliezen vermijdt u met een drempel en een datum.

• Stel een alarmdrempel in voor de artikelen die u elke week gebruikt.
• Noteer de vervaldata van elk voertuig: autokeuring, verzekering, onderhoud.
• Maak twee keer per jaar een snelle inventaris.

8. Bereid het werk van uw boekhouder voor

Een boekhouder die geordende documenten ontvangt, werkt sneller en adviseert u beter. Sinds 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven gestructureerde elektronische facturen zijn, verstuurd via het Peppol-netwerk: het is dus beter dat alles meteen bij de opmaak in orde is.

• Berg uw aankoopfacturen gaandeweg op, niet de dag voor de aangifte.
• Controleer het btw-nummer van uw professionele klanten voor u factureert.
• Bewaar uw facturen en bewijsstukken gedurende de wettelijke termijn: vraag die na bij uw boekhouder.

In de software: uw boekhouder heeft een eigen toegang, gratis en alleen-lezen, met het verkoopdagboek en de facturen in Peppol-formaat.